PILAS CON EL REGISTRO DE BASES DE DATOS

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El plazo para Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio vencerá el próximo 31 de enero de 2018 para personas jurídicas. 

 Es una obligación que todos debemos cumplir. Sin embargo, somos conscientes de que existen muchas dudas al respecto y por eso en el artículo de hoy intentaremos solucionar las más comunes:

 

¿Por qué se deben registrar las bases de datos?

La principal utilidad de este requerimiento es “crear consciencia sobre el manejo adecuado de la información personal contenida en bases de datos”. La Superintendencia busca conocer, quienes manejan datos personales, que canales usa, como se almacenan dichos datos, cuál es la finalidad, entre otras.

¿Quiénes deben registrar sus bases de datos?

Todas las empresas, sin importar su número de empleados (así tengan uno solo).

 

¿Cuando vence el plazo para personas jurídicas?

El plazo para personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta vence el próximo 31 de enero de 2018.

Las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio tendrán plazo hasta el 31 de enero de 2019.

 

¿Qué debo hacer para registrar mis bases de datos?

Lo primero que debe sabe es que este requerimiento No busca que su empresa registre la información contenida en sus bases de datos (nombres de clientes, datos de contacto, número de identificación). El registro que debe hacer en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co corresponde a datos como: Nombre del o los responsables del manejo de datos en su empresa, cantidad de bases de datos con información personal que posee en su empresa, tipos de datos personales contenidos en las bases de datos de su empresa, entre otros.

 

Aquí le compartimos una lista de tips a tener en cuenta antes de realizar el registro.

“Antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal que tenga, bien sea en medio físico (papel) o electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.).

Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información: 

  1. Cantidad de bases de datos con información personal.
  2. Cantidad de titulares por cada base de datos.
  3. Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
  4. Tipos de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
  5. Ubicación de las bases de datos.
  6. Los datos de identificación y ubicación de los Encargados del tratamiento.
  7. Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
  8. Conocer si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
  9. Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
  10. Si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos.
  11. Si se ha realizado cesión de la base de datos”.

Fuente: www.sic.gov.co

¿Dónde y cómo registro mis bases de datos?

El registro se debe hacer directamente en la página de superintendencia www.sic.gov.co Los Responsables del Tratamiento no cargarán en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD- sus bases de datos con información personal. Solamente inscribirán la información establecida en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la presente Circular”En consecuencia, ninguna base de datos se cargará, subirá o depositará en el RNBD, solamente se suministrará la información que la identifique, de acuerdo con lo que se definió en el Decreto y en la Circular citados”.

 

En la misma página encontrará todo un instructivo para realizar este proceso.

Haga clic aquí para ver el índice de preguntas frecuentes de la SIC

 

Adicionalmente, la SIC también dispuso de un manual del usuario con videos tutoriales que le llevan paso a paso para realizar el adecuado registro.

Clic aquí para ver el manual del usuario de la SIC

 

Evítese las sanciones por el incumplimiento de esta norma, los cuales van desde multas hasta el cierre definitivo de su empresa.

  • Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
  • Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles”.

 

Fuente: www.sic.gov.co

 

Por: Comité de Comunicaciones ACOIS 

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